Síndico: dicas para fazer a gestão de um condomínio Dicas para fazer a gestão de um condomínio

Se os terrenos em condomínio em Curitiba são bem administrados, é porque há síndicos muito bem capacitados para o trabalho para fazer a gestão de um condomínio. 

Muita gente não sabe, mas além de requererem habilidades diferenciadas, as funções de um síndico são bastante complexas. É por esse motivo que torna-se tão necessário conhecer as ferramentas e procedimentos mais adequados para esse tipo de responsabilidade.

Para lhe ajudar nesta árdua tarefa de ser um bom síndico como os que administram os terrenos em condomínio, preparamos uma lista com algumas dicas para a gestão eficiente de um condomínio.

Diga não ao desgaste

É muito importante estipular horários para a sua atuação, orientando inclusive os porteiros e o zelador a não lhe dirigir reclamações pelo interfone fora do horário. E quando surgirem problemas de convivência no dia a dia, não tome parte em discussões nem as alimente.

Em casos de infrações ao regulamento do condomínio, é preferível enviar por escrito avisos e advertências de multa. Para evitar receber reclamações pelo interfone ou pelo seu telefone pessoal, deixe um livro de críticas e sugestões com o zelador e o oriente a aconselhar os moradores a registrar as queixas que possuam por escrito.

E é melhor não se aborrecer muito com discussões agressivas nas assembleias. Se houver questões em conflito, as mesmas devem rapidamente ser encaminhadas para votação, e os discordantes da decisão devem ter os seus protestos registrados na ata.

Divida as responsabilidades

É  conveniente limitar o máximo possível o trabalho do síndico, contando com um escritório de contabilidade ou uma empresa administradora.

Por outro lado, dividir responsabilidades e funções é dividir poder, ou seja, envolver os condôminos na gestão da coisa comum. Decisões importantes devem ser tomadas pela assembleia.

O síndico é o Poder Executivo do condomínio, ou seja, ele que executa o que todos determinaram.  Assim, o síndico não será crucificado caso ocorra algum problema.

Portanto, estimule a criação de comissões de condôminos para assuntos específicos, como lazer, obras, segurança etc. A comissão fará a triagem do que é preciso ser feito, como o levantamento de materiais e orçamentos para que a assembleia faça a escolha com um maior respaldo.

Conheça bem a legislação

Tudo o que o síndico faz tem que estar respaldado pelas leis e pela Convenção Condominial. Uma dica é ter sempre com você uma cópia da Convenção e do Regulamento Interno do seu condomínio.

Se tiver tempo, busque ler também alguns capítulos do Código Civil Brasileiro. O código possui muitas recomendações que abrangem a atuação de um síndico.

Organize-se

O síndico não pode ser “inimigo dos papéis”. Os condomínios reúnem muitos documentos que necessitam, legalmente, ser arquivados, como documentações trabalhistas, notas fiscais e atas de assembleias.

Como também é preciso controlar muitas coisas simultaneamente, como funcionários, segurança e condôminos inadimplentes, é aconselhável ter planilhas em que se possam registrar o andamento de cada questão pendente.

Além disso, para lidar com o dinheiro comum (e depois, como exige a lei, prestar contas anualmente), é preciso saber exatamente o que está sendo gasto e ter uma previsão orçamentária.

Para que a documentação dê certo, mantenha o hábito de arquivar os documentos logo assim que recebê-los. Controle também os setores do condomínio com planilhas em Excel, de fácil manejo e muito úteis, dividindo-as por tópicos (demonstrativo financeiro, previsão orçamentária, manutenção, inadimplência, funcionários, etc.).

Busque feedbacks

É importante ter uma percepção concreta do que os condôminos pensam sobre os serviços do condomínio, o que desejam de melhorias e o que acreditam não estar sendo feito da forma correta.

Para ter esse feedback, realize uma pesquisa de opinião com os moradores. Na internet, há vários modelos prontos para uso.

Mantenha a autoridade (mas nada de autoritarismo!)

É preciso fazer com que os moradores cumpram o que é determinado pelas leis, pela Convenção e pelo Regulamento Interno, além, claro, das decisões soberanas da assembleia.

No entanto, nada do síndico, por conta própria, criar regras, viu!? Os regulamentos devem sempre ser aprovados antes pelos moradores e o dever do síndico é apenas executá-las, deixando isso claro para a comunidade condominial.

Uma boa medida é afixar cópias do Regimento Interno do condomínio na área social do prédio e enviar comunicados das decisões da assembleia para que todos os moradores saibam que as regras e regulamentos são criados por todos e não apenas por uma única pessoa.

Conheça bem o condomínio que você administra

Isso inclui a estrutura da edificação, os moradores e funcionários. Para isso, faça uma inspeção na edificação acompanhado pelo zelador pelo menos uma vez por mês. Assim você poderá visualizar a situação em cada andar, no topo do edifício, na sala de máquinas etc.

Busque também conversar com os funcionários sempre que possível para saber do andamento de seus trabalhos, bem como dos problemas com moradores e outros funcionários.

Além disso, é bom manter um cadastro atualizado dos atuais moradores do prédio.

Aja com criatividade

A criatividade na gestão de um condomínio ajuda a descobrir soluções a partir das condições do condomínio. Se houver muitas crianças, é possível envolvê-las em uma campanha de reciclagem. Se, por outro lado, houver muitos idosos, organizar ações para a terceira idade em áreas comuns pode ser muito estimulante para essa parcela de moradores.

Uma ótima ação para atiçar a sua curiosidade é pesquisar por boas ideias em um ou outro portal de imóveis na web.

Nunca deixe de realizar manutenções

O jardim é um bom exemplo para esse tópico. Quando o condomínio não contrata por muito tempo uma empresa de paisagismo ou um jardineiro para a manutenção, acaba gastando muito mais, porque vai ter de reformar todo o jardim.

O mesmo acontece com os equipamentos e a estrutura do condomínio, como elevadores, lajes, tubulações, infiltrações, portões, para-raios, sistema de segurança, trincas, etc.

É por isso que você deve sempre ter ao alcance das mãos alguns contatos de manutenção com empresas especializadas para o caso de haver problemas nas bombas d’água, interfones, portões eletrônicos e elevadores.

E, por favor, evite gastos e desperdícios equivocados. Muitas manutenções e/ou obras são mal dimensionadas e acabam por apenas camuflar um problema, gerando um gasto ainda maior no futuro.

Tenha uma boa estratégia de comunicação

Não basta ser eficiente e honesto. É preciso também que os moradores sejam lembrados que o síndico é assim. Por isso que os mesmos devem comunicar-se sempre com os condôminos, mostrando o que está sendo feito com o dinheiro do condomínio.

É importante se comunicar com muita clareza, desde o recadinho de duas frases afixado no elevador até, eventualmente, o jornal do condomínio.

Mensalmente, envie balancetes e consulte os moradores para verificar se estão entendendo as informações. Discuta com o conselho e o subsíndico as mensagens a ser enviadas para os condôminos, com o intuito de ser o mais claro e objetivo possível, evitando qualquer mal-entendido.

Outro meio para a comunicação para auxiliar na gestão de um condomínio é o uso de um sistema para condomínio. Nós oferecemos uma solução que além de facilitar a comunicação entre os condôminos como envio de mensagem e enquetes, oferece também funcionalidades como anexo de documentos, reserva de ambientes, cadastro de veículos, cadastro de visitantes e etc. Clique aqui e peça um orçamente sem compromisso.

Possíveis oportunidades para fazer a gestão de um condomínio

Caso você esteja buscando novos condomínios , pode conhecer o  casas em condomínios fechados,  e quem sabe não encontra mais oportunidades lá, seja para uma nova gestão de um condomínio ou moradia

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